Od 01.01.2024. godine, nakon odlaganja sa primenom više od godinu dana (trebalo je da primena počne 01.09.2022.), počinju obaveze privrednih subjekata i javnog sektora na osnovu Uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (u daljem tekstu: Uredba) као podzakonskog akta Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (u daljem tekstu: Zakon).

Uredba, kao i sam Zakon, izazvala je mnoge nedoumice u pogledu tumačenja propisanih obaveza kao i njihove praktične primene kod privatnog sektora.

Na koga se uredba odnosi

Primena Uredbe obavezuje stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku. Zakon određuje da su stvaraoci pravna i fizička lica čijim radom nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal, dok su imaoci pravna i fizička lica koji takvu građu drže po određenom osnovu.

Obaveze čija primena počinje od 01.01.2024.

Obaveze koje imaoci i stvaraoci arhivske građe i dokumentarnog materijala u privatnom sektoru imaju pre predaje arhivu su: normativne u smislu obaveznosti donošenja internih akata i faktičke ili operativne u smislu preduzimanja određenih radnji u cilju usklađivanja sa Uredbom.

Normativne:

• Stvaralac i imalac je dužan da usvoji/donese listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i da istu dostavi u elektronskom obliku na saglasnost nadležnom javnom arhivu u softversko rešenje eArhiv putem Portala eUprava;
• Donošenje internih pravila po kojima će se postupati u pripremi dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje.

Faktičke:

• Primena mera zaštite softverskog rešenja u kome se vrši elektronsko arhiviranje;
• Klasifikovanje dokumentarnog materijala u skladu sa listom kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala i određivanje roka čuvanja;
• Evidentiranje propisanih podataka o stvaraocu u softverskom rešenju;
• Priprema dokumentarnog materijala za elektronsko arhiviranje u skladu sa propisom kojim se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i formati dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje;
• Određivanje metapodataka o dokumentarnom materijalu;
• Vođenje evidencije o preduzetim radnjama u postupku pripreme za elektronsko čuvanje i elektronsko arhiviranje;
• Čuvanje dokumentarnog materijala u formatima pogodnim za dugotrajno čuvanje;
• Vođenje arhivske knjige u elektronskom obliku;
• Potvrđivanje vernosti i tačnosti metapodataka kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno pečatom kojima se pridružuje kvalifikovani vremenski žig, te njihova periodična nadogradnja do predaje nadležnom arhivu, sve u skladu sa propisom kojim se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i formati dokumenata koji su pogodni za dugotrajno čuvanje;
• Omogućavanje pristupa dokumentarnom materijalu koji se trajno čuva nadležnom javnom arhivu kroz e-arhiv;
• Izdvajanje materijala koji se trajno čuva i materijala koji se uništava.

Najčešće dileme

Da li je potrebno novo plaćeno softversko rešenje?

Ne.

Dok će javni sektor vršiti arhiviranje preko softverskog rešenja eArhiv, subjekt privatnog sektora će moći da izabere između dve opcije:

– da u okviru već postojeće softverske infrastrukture čuva elektronska dokumenta, s tim što se mora voditi računa da se obezbedi mogućnost dokazivanja validnosti kvalifikovanog elektronskog potpisa i pečata;

-da elektronsko arhiviranje vrši preko drugog lica – pružaoca usluge kvalifikovanog elektronskog potpisa.

Svakako, do predaje arhivske građe nadležnom arhivu čuvanje elektronskih dokumenata odnosno elektronsko arhiviranje se vrše u skladu sa Uredbom o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje (“Sl. glasnik RS”, br. 86/2018).

Da li postoji obaveza digitalizacije dokumenata?

Ne. Uredba se prvenstveno odnosi na dokumentarni materijal koji je izvorno nastao u elektronskom obliku u smislu Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju.

Međutim, ukoliko se dokumenta digitalizuju i time konvertuju u elektronski oblik, na njih se primenjuje Uredba i obaveze u vezi sa arhiviranjem elektronskih dokumenata.

Da li se obaveze iz Uredbe odnose na strana društva koja posluju na teritoriji Srbije i predstavništva?

Zakon određuje da su stvaraoci pravna i fizička lica čijim radom nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal, dok su imaoci pravna i fizička lica koji takvu građu drže po određenom osnovu.

Sledstveno navedenom, postoji obaveza primene Uredbe od strane inostranih privrednih društava koja preko svojih predstavništava u Republici Srbiji pri obavljanju delatnosti „proizvode“ dokumentarni materijal i arhivsku građu u elektronskom obliku.

Da li se obaveze iz Uredbe odnose na dokumenta nastala pre 01.01.2024. godine?

Prema važećem tekstu, primena Uredbe odnosi se isključivo na dokumentarni materijal i arhivsku građu koji su izvorno nastali u elektronskom obliku nakon 1. januara 2024. godine.

Umesto zaključka

Iako nesporno postoji potreba za dodatnim regulisanjem ove materije i bez ulaska u pitanje kapaciteta nadležnih arhiva za primenu Uredbe, činjenica je da u ovom trenutku postoji još mnogo otvorenih pitanja vezano za primenu Uredbe (npr. koliko često odnosno u kojim vremenskim intervalima su subjekti dužni da sprovode elektronsko arhiviranje, da li postoji obaveza elektronskog arhiviranja e-Faktura i ostalih elektronskih dokumenata koji se već pouzdano čuvaju u odgovarajućim informacionim sistemima nadležnih državnih organa – SEF, CROSO, portal Poreske uprave). U tom smislu, očekuje se preciziranje određenih obaveza u narednom periodu normativno ili na druge načine, a u cilju otklanjanja nedoumica u njenoj primeni.