Kako smo i najavili u našem tekstu iz decembra 2023. godine, pred sam kraj 2023. donete su Izmene i dopune Uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (“Sl. glasnik RS”, br. 116/202 – dalje: Izmena Uredbe).

Napravljen je značajan iskorak u rasterećivanju privatnog sektora u pogledu primene Uredbe, odnosno “elektronskog arhiviranja”.

Novine koje Izmena Uredbe donosi u vezi sa čuvanjem elektronskog dokumenta ogleda se u distinkciji između dokumentarnog materijala koji se trajno čuva u elektronskom obliku koji predstavlja arhivsku građu i (običnog) dokumentarnog materijala u elektronskom obliku koji nema trajni rok čuvanja.

Za dokumentarni materijal u elektronskom obliku koji nema trajni rok čuvanja, obaveza stvaraoca i imaoca je da osigura njegov integritet, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno kvalifikovanim elektronskim pečatom.

Dakle, elektronsko arhiviranje u skladu sa pravilima i procedurama pouzdanog elektronskog čuvanja, biće primenjivano isključivo za dokumentarni materijal u elektronskom obliku koji se trajno čuva – arhivsku građu, sa bitnom novinom da ukoliko je takav dokument predat nekom državnom organu i organizaciji, organu teritorijalne autonomije i jedinici lokalne samouprave, ustanovi, javnom preduzeću i imaocu javnih ovlašćenja, pouzdano čuvanje se osigurava preko tog organa kao imaoca.

Ovo praktično znači da sve što je predato Poreskoj upravi, APR-u, CROSO i sl. oslobođeno je primena obaveza vezanih za elektronsko arhiviranje.

Takođe, brisana je odredba da svi stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala i arhivske građe u elektronskom obliku vrše elektronsko arhiviranje u softverskom rešenju – informacionom sistemu za pouzdano elektronsko čuvanje, a aplikacija eArhiv će se za potrebe elektronskog arhiviranja koristiti od strane državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća i imaoca javnih ovlašćenja (u daljem tekstu: Organi). Shodno navedenom, brisana je ranije propisana obaveza svih stvaralaca i imaoca da pristup dokumentarnom materijalu koji se trajno čuva omoguće nadležnom javnom arhivu kroz eArhiv.

U pogledu predaje arhivske građe – dokumentarnog materijala koji se trajno čuva posle 30 godina od nastanka, stvaraoci i imaoci predaju zahtev u elektronskom obliku putem Portala eUprava.